Privacyverklaring Kompas Veiligheidsgroep

Kompas Veiligheidsgroep, gevestigd aan Kerkenbos 10-95 6546BB Nijmegen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

Kerkenbos 10-95 6546 BB Nijmegen Tel: +31 243717565 E-mail: privacy@kompasveiligheidsgroep.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Kompas Veiligheidsgroep verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken (tussen haakjes wordt de reden voor verwerking benoemd): Voorbeeld persoonsgegeven: (detail – grond voor verwerking)

• Naam (voorletters, voornaam, tussenvoegsels, achternaam – Correspondentie); Titel (correspondentie);
• Personeelsnummer (facturatie); E-mailadres (privé en of zakelijk – correspondentie en certificaatopvolging);
• Geboortedatum (vermelding op het certificaat); Geboorteplaats (controle medewerker (cursist));
• IBAN (facturatie);
• BIC (facturatie);
• BSN (cursus met externe certificering CBR );
• Kandidaatnummer (in geval van cursus met externe certificering via het CBR);
• Thuisadres (postcode, huisnr., land – correspondentie, externe certificering);
• Telefoonnummer(s) (mobiel, vast, zakelijk, doorkiesnummer – correspondentie);
• Bedrijf (waar werkzaam – planning in opdracht van werkgever);
• Afdeling (planning in opdracht van klant);
• Functie (planning in opdracht van klant);
• Manager (leidinggevende – verantwoordelijke planning – afspraken);
• Foto (BHV app, optionele functie – gebruiker mag deze vrijwillig aanleveren);
• Actuele en historische inschrijvingen (opvolging certificaatgeldigheid);
• Aanwezigheidsregistratie (cursus – presentielijst);
• Certificaatregistraties (opvolging certificaatgeldigheid);
• Facturen;
• IP-adressen (Chat op de website);
• Locatiegegevens (status wijziging aanwezigheid d.m.v. GPS, Gebruiker kan zelf in- /uitschakelen) – BHV App);
• Log-in codes (gebruikersnaam, rol, acceptatiedatum).

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Kompas Veiligheidsgroep verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

• Burgerservicenummer (BSN).
  • Dit persoonsgegeven wordt enkel verwerkt voor cursussen met CBR certificering (CCV). Voor meer info, zie ook: https://www.cbr.nl/10678.pp
  • Per 25 mei 2018 valt het BSN niet meer onder de categorie ‘Bijzondere persoonsgegevens’. Vanaf deze datum verwerkt Kompas Veiligheidsgroep dan ook geen bijzondere persoonsgegevens meer. Zie ook: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/nieuws/blijft-het-bsn-straks-eenbijzonder-persoonsgegeven

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Kompas Veiligheidsgroep verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Om goederen en diensten bij u af te leveren;
• Inschrijvingen voor een cursus;
• U te kunnen bellen of e-mailen indien nodig voor uitvoering van dienstverlening;
• U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken;
• U te informeren over (wijzigingen van) onze diensten en producten;
• Het afhandelen van uw betaling;
• Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder;
• Kompas Veiligheidsgroep verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Geautomatiseerde besluitvorming

Kompas Veiligheidsgroep neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Hiermee wordt verwezen naar besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Kompas Veiligheidsgroep) tussen zit.

Gebruikte systemen en software

Kompas Veiligheidsgroep gebruikt de volgende computerprogramma’s of –systemen voor de verwerking van klant- en persoonsgegevens:

• ‘Pyxis’ (Viper ERP – KSD Groep): Dit ERP systeem heeft als doel de verwerking van alle administratie rondom het inplannen, verwerken, factureren van cursussen, diensten (consultancy), producten (webshops, groothandel, onderhoud).
• A New Spring: Learning Management Systeem waarin e-learning wordt verzorgd. Microsoft
• Office 365: Met dit pakket worden administratieve taken uitgevoerd.
• Magento: Met deze software worden bestellingen in de webshop(s) verwerkt;
• Mailchimp: Met deze software worden (info) mailings aan abonnees verstuurd.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Kompas Veiligheidsgroep bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens: Alle data worden bewaard tot 2 jaar na de laatste inschrijving voor een cursus / aanschaf van een product / uitvoering van een dienst. Tenzij langer noodzakelijk vanuit wettelijke verplichting (bijvoorbeeld: belastingdienst).

Delen van persoonsgegevens met derden

Kompas Veiligheidsgroep deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die u gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een Verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Kompas Veiligheidsgroep blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Kompas Veiligheidsgroep gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Kompas Veiligheidsgroep en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens opvragen via onze klantenservice of door een verzoek te sturen naar privacy@kompasveiligheidsgroep.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Kompas Veiligheidsgroep wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-deautoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Kompas Veiligheidsgroep neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Meer details over de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen kunnen worden opgevraagd en zijn te vinden in onze verwerkersovereenkomst en op de AVG pagina van onze website. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via privacy@kompasveiligheidsgroep.nl.